Datenschutzhinweise

1. Verantwortlich:e

Stiftung wannseeFORUM
Hohenzollernstraße 14, 14109 Berlin
Telefon: +49 30 806 80 0
E-Mail: info@wannseeforum.de
Website: www.wannseeforum.de

Sollten Sie Fragen zu unseren Datenschutzhinweisen haben, können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

Stiftung wannseeFORUM
Datenschutzbeauftragter
Hohenzollernstraße 14, 14109 Berlin
E-Mail: datenschutz@wannseeforum.de

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2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung von Daten

2.1 Besuch unserer Website

Wenn Sie unsere Website besuchen, werden je nach Art und Umfang der Nutzung verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt (z.B. mittels Zuordnung zu einer Online-Kennung) identifiziert werden kann.

Zum Zweck der technischen Bereitstellung der Website ist es erforderlich, dass wir bestimmte, durch Ihren Browser automatisch übermittelte Informationen verarbeiten, damit unsere Website in Ihrem Browser angezeigt werden kann und Sie die Website nutzen können. Diese Informationen (die „Zugriffsdaten“) werden bei jedem Aufruf unserer Website automatisch erfasst und automatisch in so genannten Server-Log-Dateien gespeichert. Zugriffsdaten können u.a. sein:

• Browsertyp und Browserversion
• Gerätekennung und verwendetes Betriebssystem
• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Ursprungs- oder Referrer-URL)
• Datum, Uhrzeit und Dauer des Zugriffs

Die Verarbeitung der Zugriffsdaten ist zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und zur Systemsicherheit technisch notwendig. Über die vorstehend genannten Zwecke hinaus verwenden wir Server-Log-Dateien ausschließlich zur bedarfsgerechten Gestaltung und Optimierung unseres Internetangebotes rein statistisch und ohne Rückschluss auf Ihre Person. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen, auch eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt, soweit Sie nicht der Nutzung dazu anderweitig zustimmen (siehe dazu Ziffer 2.2).

Soweit Sie unsere Website besuchen, um sich über unsere Bildungsangebote, Veranstaltungen oder das Tagungshaus zu informieren oder Angebote auf vertraglicher Grundlage zu nutzen, ist Grundlage für die vorübergehende Speicherung der Zugriffsdaten Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Darüber hinaus dient vorliegend Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die vorübergehende Verarbeitung der Zugriffsdaten. Unsere berechtigten Interessen bestehen hierbei darin, Ihnen eine technisch funktionierende und benutzerfreundlich gestaltete Website zur Verfügung stellen sowie die Sicherheit unserer Systeme gewährleisten zu können. Gegen die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen haben Sie ein Widerspruchsrecht (siehe hierzu Ziffer 7).

Speicherdauer und Löschung Ihrer Zugriffsdaten richten sich nach Ziffer 5 dieser Datenschutzhinweise. Ihre IP-Adresse wird hierbei zu Zwecken der IT-Sicherheit für maximal 7 Tage gespeichert.

2.2 Verwendung von Cookies und ähnlichen Trackingtechnologien

Wir setzen auf unserer Website teilweise so genannte Cookie und ähnliche Trackingtechnologien, wie z.B. Tracking-Pixel oder Fingerprinting-Technologien ein (gemeinsam „Tracking“). Das Tracking dient je nach Zweck dazu, unsere Angebote nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu gestalten, sowie Inhalte und Werbung – soweit eingesetzt – zu personalisieren. Mittels des Tracking ist uns eine Analyse darüber möglich, wie und ggf. welche Besucher unsere Website benutzen. So können wir die Websiteinhalte vor allem den individuellen Bedürfnissen entsprechend gestalten, indem wir beispielsweise die Effektivität bestimmter Inhalte messen.

Die Verwaltung der Cookies und Einwilligungen erfolgt über ein Consent-Management-Tool (z.B. Borlabs Cookie).

a) Funktionelles Tracking

Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Endgerät, die Erhebung der Informationen und die weitere Verarbeitung etwaiger personenbezogener Daten ist in diesen Fällen § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f) oder lit. b) DSGVO. Das unbedingt notwendige Tracking hilft uns dabei, eine Website technisch nutzbar und sicher zu gestalten, indem Grundfunktionen wie Seitennavigation, Login-Daten, Merklisten oder der Zugriff auf geschützte Bereiche der Website ermöglicht werden. Dazu gehört auch die Speicherung Ihrer Auswahl im Einwilligungsmanagement, insbesondere ob und in welchem Umfang Sie einwilligungsbasiertes Tracking wünschen. Ohne diese Art des Trackings kann die Website nicht ordnungsgemäß funktionieren. Es ist daher erforderlich, um die von Ihnen gewählten Funktionen umzusetzen oder unsere berechtigten Interessen an der Funktionsfähigkeit, Sicherheit und Effizienz unserer Website zu wahren.

b) Tracking zu Zwecken des Marketings, der Personalisierung oder Analytik

Für alle weiteren genannten Zwecke ist Ihre freiwillige Einwilligung erforderlich, Rechtsgrundlage ist dann § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Sie können die Einwilligung für alle Zwecke gebündelt erteilen, indem Sie „Alle akzeptieren“ wählen. Im Einwilligungsmanagement können Sie außerdem individuell durch Auswahl der einzelnen Kategorie festlegen, für welche Zwecke Tracking erfolgen darf. Sie können dem Tracking zustimmen, um z.B. Ihre Voreinstellungen bei zukünftigen Besuchen automatisch zu berücksichtigen (Personalisierung) und/oder Ihr Nutzerverhalten zur Optimierung unserer Website nachzuvollziehen (Analytik).

Nach erteilter Einwilligung können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Klicken Sie dazu auf die entsprechenden Cookie-/Datenschutzeinstellungen am unteren Rand der Website und wählen Sie entweder „Alle ablehnen“ oder deaktivieren Sie einzelne Kategorien. Sie können durch dieselbe Auswahl das Tracking auch von Anfang an ablehnen, sodass ausschließlich funktionelles Tracking erfolgt.

c) Liste der einzelnen Trackingtechnologien

Borlabs Cookie

• Anbieter: Borlabs GmbH, Deutschland
• Zweck: Speicherung der Cookie-Einwilligung und der gewählten Cookie-Einstellungen
• Speicherdauer: 12 Monate

MailPoet (Newsletter)

• Anbieter: MailPoet Inc., USA
• Zweck: Versand von Newslettern, Verwaltung der Abonnenten sowie Nachweis der Einwilligung (Double-Opt-In)
• Speicherdauer: Bis zur Abmeldung vom Newsletter oder Widerruf der Einwilligung

WPForms

• Anbieter: WPForms LLC, USA
• Zweck: Verarbeitung von Kontakt- und Anfrageformularen
• Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage, anschließend Löschung

Padlet (nur bei Einbindung)

• Anbieter: Wallwisher, Inc., USA
• Zweck: Darstellung externer interaktiver Inhalte
• Speicherdauer: Solange das Padlet besteht oder bis zur Löschung durch den Anbieter

WordPress (Benutzerkonto) (nur bei Anmeldung)

• Anbieter: Selbst gehostetes WordPress
• Zweck: Verwaltung von Benutzerkonten und Authentifizierung
• Speicherdauer: Solange das Benutzerkonto besteht, danach Löschung
• WordPress verarbeitet für Besucher:innen ohne Benutzerkonto keine personenbezogenen Daten.

Externe Medien-Einbettungen (Vimeo, YouTube, Instagram, Flickr) über Zweifaktoreneinwilligung

• Anbieter: Vimeo Inc.; Google Ireland Ltd.; Meta Platforms Ireland Ltd.; SmugMug, Inc.
• Zweck: Einbindung von Videos und Bildern externer Anbieter
• Speicherdauer: Datenübertragung erst nach erteilter Zweifaktoreneinwilligung; Speicherdauer gemäß Anbieter

Zweifaktoreneinwilligung bei externen Inhalten:
Externe Inhalte von Vimeo, YouTube, Instagram und Flickr werden auf dieser Website standardmäßig nicht geladen. Erst nach aktiver Zustimmung des Nutzers im Rahmen einer Zweifaktoreneinwilligung (z. B. über das Cookie-Banner und eine zusätzliche Bestätigung beim Aufruf des Inhalts) wird eine Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters hergestellt. Dabei können personenbezogene Daten (z. B. IP-Adresse) an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden.

2.3 Kontaktaufnahme über Website-Kontaktformular

Auf unserer Website sind Kontaktformulare vorhanden, die wir Ihnen für eine leichte und schnelle elektronische Kontaktaufnahme mit uns anbieten. Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Anfragen inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) zwecks Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage sowie für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert und entsprechend weiterverarbeitet. Dies gilt auch für Ihre IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Absendens Ihrer Nachricht an uns. Diese Daten geben wir nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist im Rahmen der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage erforderlich oder Sie haben uns Ihre entsprechende Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) erteilt.

Soweit Sie mit uns im Rahmen einer bestehenden oder angebahnten Vertragsbeziehung (z.B. Seminaranmeldung, Buchung unseres Tagungshauses, Kooperationsanfrage) Kontakt aufnehmen, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten und Informationen zum Zwecke der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Kontaktanfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.

Anderenfalls erfolgt die Verarbeitung durch uns zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an der Bereitstellung eines Kontaktformulars und zur sachgerechten Beantwortung von Anfragen.

Sie sind weder verpflichtet, uns über das Kontaktformular zu kontaktieren noch personenbezogene Daten anzugeben. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht angeben, können wir Ihre Anfrage möglicherweise nicht bearbeiten. Andernfalls wird es keine Konsequenzen für Sie geben.

Speicherdauer und Löschung Ihrer entsprechenden Daten richten sich nach Ziffer 5 dieser Datenschutzhinweise.

2.4 Versand von Newslettern

a) Newsletter-Abonnement

Sofern Sie eingewilligt haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig unseren Newsletter zuzusenden. Für den Erhalt des Newsletters ist lediglich die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich; weitere Angaben sind freiwillig. Wir nutzen das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit der Aufforderung, den Newsletterversand zu bestätigen. Ohne diese Bestätigung wird Ihre Anmeldung nicht abgeschlossen, und Ihre Anfrage wird automatisch gelöscht. Möchten Sie zu einem späteren Zeitpunkt doch unseren Newsletter empfangen, ist eine erneute Anmeldung mit Bestätigung erforderlich. Zum Nachweis Ihrer Anmeldung sowie zur Aufklärung möglicher Missbrauchsfälle speichern wir Ihre IP-Adresse, die Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung sowie den jeweiligen Status. Rechtsgrundlage ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Für den Versand des Newsletters setzen wir den entsprechenden Newsletter-Dienst MailPoet ein, der die Daten in unserem Auftrag verarbeitet (siehe Ziffer 3).

b) Newsletter nach Teilnahme an unseren Angeboten

Wenn Sie im Rahmen unserer Angebote (z.B. Seminare, Veranstaltungen, Nutzung des Tagungshauses) Ihre E-Mail-Adresse angeben, können wir diese – auch ohne gesonderte Einwilligung – für den Versand unseres Newsletters verwenden, soweit Sie diesem nicht widersprochen haben. Dieser Newsletter enthält ausschließlich Direktwerbung und Informationen für ähnliche oder damit im Zusammenhang stehende Angebote der Stiftung wannseeFORUM. Rechtsgrundlage für den Versand des Newsletters in diesem Fall ist § 7 Abs. 3 UWG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben berechtigte Interessen daran, Sie über ähnliche und vergleichbare Angebote als Direktwerbung zu informieren, soweit Sie dem Erhalt nicht widersprochen haben.

c) Abmeldung vom Newsletter: Widerruf der Einwilligung oder Widerspruch

Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen – unabhängig davon, ob Sie ihn aufgrund einer Einwilligung oder berechtigter Interessen erhalten. Nutzen Sie dazu den Abmelde-Link am Ende jedes Newsletters oder senden Sie uns Ihren Abmeldewunsch an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten. Andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen Ihres Kommunikationsdienstleisters entstehen hierbei nicht.

Speicherdauer und Löschung Ihrer Newsletter-Daten richten sich grundsätzlich nach Ziffer 5 dieser Datenschutzhinweise. Nach der Abmeldung werden die für den Newsletter gespeicherten Daten gelöscht, soweit keine anderen Rechtsgrundlagen eine weitere Speicherung erfordern. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden, bleiben hiervon unberührt.

2.5 Auftritte in sozialen Netzwerken und eingebettete Inhalte

Wir sind in verschiedenen sozialen Netzwerken präsent (z.B. Instagram, ggf. weitere) und binden Inhalte externer Dienste wie YouTube, Vimeo und Flickr auf unserer Website ein. Wir nutzen diese Angebote, um unsere Arbeit vorzustellen, Veranstaltungen und Bildungsangebote zu erläutern, zu bewerben und das Nutzererlebnis für Sie zu verbessern. Zudem können Sie über das jeweilige Netzwerk direkt mit uns in Kontakt treten und sich über unsere Angebote informieren.

a) Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung durch uns

Wir verarbeiten die Daten aus der Nutzung unserer Auftritte in sozialen Netzwerken und eingebetteten Inhalte zu folgenden Zwecken:

• Kommunikation: Wenn Sie über ein soziales Netzwerk oder eingebettete Inhalte mit uns interagieren (z.B. durch Kommentare, Nachrichten, „Likes“ oder das Folgen unserer Seite), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um auf Ihre Anfragen zu reagieren und Informationen bereitzustellen.
• Statistische Auswertungen: Soweit uns die Netzwerke aggregierte Nutzungsstatistiken bereitstellen, nutzen wir diese zur Verbesserung unserer Inhalte und zur gezielteren Ansprache unserer Zielgruppen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, nämlich daran, mit Interessenten und Teilnehmenden zu kommunizieren sowie unseren Onlineauftritt und unsere Bildungsangebote zu analysieren und zu optimieren, sowie im Zusammenhang mit Anfragen zu unseren Angeboten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Beim Laden eingebetteter Inhalte (z.B. YouTube- oder Vimeo-Videos, Instagram-Feeds, Flickr-Bilder) werden die dafür erforderlichen Daten (insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen, ggf. Cookie-Informationen) direkt an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Dies geschieht grundsätzlich nur, nachdem Sie im Rahmen des Cookie-/Einwilligungs-Banners zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), siehe im Detail die Hinweise auf www.wannseeforum.de/datenschutz.

Für weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die jeweiligen Plattformen verweisen wir auf deren Datenschutzhinweise (z.B. Google/YouTube, Vimeo, Yahoo/Flickr, Meta/Instagram).

2.6 Teilnahme an Bildungsangeboten, Nutzung des Tagungshauses und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen

Im Rahmen unserer bestehenden oder künftigen Geschäfts- und Förderbeziehungen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die entweder direkt bei Ihnen erhoben oder uns von Ihrem Arbeitgeber oder anderen Organisationen (z.B. Schulen, Trägern der Jugendhilfe, Kooperationspartnern) übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere:

• Teilnehmende unserer Seminare, Projekte und Veranstaltungen,
• anfragende Organisationen (z.B. für Gruppenbuchungen des Tagungshauses),
• Beschäftigte von Geschäftspartnern (z.B. Lieferanten, Dienstleistern, Förderern, Kooperationspartnern) oder sonstige an der Vertragserfüllung beteiligte Personen.

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten kann gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich sein. Falls eine Pflicht zur Bereitstellung solcher Daten besteht, werden wir Sie gesondert darauf hinweisen. In diesem Fall kann eine Nichtbereitstellung dazu führen, dass eine angefragte Leistung (z.B. Seminarteilnahme, Zimmerbuchung) nicht erbracht werden kann.

Wir verarbeiten in erster Linie personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen der Beziehung selbst zur Verfügung stellen oder die wir von Geschäftspartnern erhalten (z.B. durch Kolleg:innen, mit denen wir bereits in Kontakt stehen, etwa im Zusammenhang mit einer Anfrage oder einem Auftrag). Darüber hinaus verarbeiten wir Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Vereinsregister, Presse, Internet) oder Daten, die uns von Dritten übermittelt werden (z.B. anderen Projektpartnern). Der Umfang der verarbeiteten Daten hängt von Ihrer Funktion und der Art der Beziehung ab.

Im Rahmen der Abwicklung verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

• Name und ggf. Funktion/Organisation
• Anschrift (z.B. Rechnungsadresse)
• Kontaktdaten (Telefonnummern, E-Mail-Adresse)
• Buchungs- und Vertragsdaten (z.B. Seminar, Zeitraum, Zimmerbelegung, Verpflegungswünsche, Teilnahmebeiträge)
• Zahlungsdaten (z.B. Bankverbindung bzw. Zahlungsmodalitäten)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen (z.B. Teilnahme- und Nutzungsverträgen, Dienst- und Werkverträgen, Fördervereinbarungen) sowie der allgemeinen Betreuung unserer Teilnehmer:innen, Gäste und Geschäftspartner.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie zur Wahrung berechtigter Interessen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Zu diesen berechtigten Interessen gehören insbesondere: Bearbeitung von Anfragen, Sicherstellung rechtskonformen Handelns (z.B. Geltendmachung von und Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche, interne und externe Compliance-Maßnahmen), Gewährleistung von Verfügbarkeit, Betrieb und Sicherheit technischer Systeme sowie technisches Datenmanagement.

Speicherdauer und Löschung Ihrer Vertragsdaten richten sich nach Ziffer 5 dieser Datenschutzhinweise.

2.7 Nutzung sonstiger digitaler Angebote und Tools Dritter

Soweit wir im Rahmen unserer Bildungsarbeit oder zur Organisation unserer Angebote digitale Tools und Dienste von Drittanbietern einsetzen (z.B. Online-Formulare, Übersetzungsdienste, Spam-Schutz-Dienste, Newsletter-Software, Übersetzungs-Plugins, Videokonferenzsysteme), geschieht dies entweder:

• als eigenständige Verantwortliche des jeweiligen Anbieters (z.B. bei eingebetteten Inhalten oder externen Plattformen), oder
• im Rahmen einer Auftragsverarbeitung, wenn der Dienstleister Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeitet.

Konkrete, auf unserer Website eingesetzte Werkzeuge (z.B. WPForms, hCaptcha, Linguise, MailPoet) und ggf. damit verbundene Drittlandübermittlungen werden unter www.wannseeforum.de/datenschutz im Abschnitt „WordPress Plugins und externe Dienste“ im Detail beschrieben.

Soweit ein Drittanbieter eigenständig verantwortlich ist, gelten ergänzend dessen Datenschutzbestimmungen. In diesem Fall informieren wir Sie separat, soweit erforderlich.

2.8 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Im Zusammenhang mit allen vorgenannten Prozessen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zudem, um gesetzliche Pflichten, die uns im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit als Stiftung und Bildungseinrichtung treffen, zu erfüllen. Hierzu zählen insbesondere handels-, gemeinnützigkeits-, gewerbe- oder steuerrechtliche Informationspflichten und Aufbewahrungsfristen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen.

2.9 Rechtsdurchsetzung

Im Zusammenhang mit allen vorgenannten Prozessen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zudem, um unsere Rechte geltend zu machen und unsere rechtlichen Ansprüche durchsetzen oder gegen rechtliche Ansprüche verteidigen zu können. Schließlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Abwehr oder Verfolgung von Straftaten erforderlich ist.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten hierbei zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, soweit wir rechtliche Ansprüche geltend machen oder uns bei rechtlichen Streitigkeiten verteidigen oder wir die Verletzung unseres Eigentums oder ähnlicher Rechtspositionen verhindern oder aufklären müssen.